La factura electrònica obligatòria entre empreses i professionals ja no és un simple projecte: el marc legal està pràcticament definit i el rellotge ha començat a córrer. Si tens una pime, ets autònom o gestiones una gran empresa, el que s'està aprovant aquests mesos canviarà la teva manera de facturar sí o sí.
Tot i que encara no hi hagi una data tancada per a l'entrada en vigor completa, el Reial Decret que desenvolupa la Llei Crea i Creix, els esborranys reglamentaris, el ajornament de Verifactu i les normes de programari antifrau dibuixen un calendari força clar. Convé tenir-lo controlat per no arribar tard i, sobretot, per aprofitar aquesta reforma com una oportunitat d'automatitzar i guanyar control sobre els cobraments i pagaments.
Marc legal de la factura electrònica obligatòria B2B
El pilar daquest canvi és la Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses (Llei Crea i Creix). Aquesta norma generalitza l'ús de la factura electrònica a les operacions entre empresaris i professionals, és a dir, a l'àmbit B2B, amb l'objectiu de reduir la morositat i millorar la traçabilitat dels pagaments.
La Llei Crea i Crece va incloure l'obligació a un article i una disposició final, però va deixar gairebé tots els detalls pràctics pendents de desenvolupament reglamentari: formats, plataformes dintercanvi, comunicació destats de les factures i calendari exacte dimplantació.
Aquest desenvolupament es concreta al Reial Decret 238/2026, de 25 de març, publicat al BOE de 31 de març de 2026. Aquest Reial decret desenvolupa el sistema de facturació electrònica obligatòria entre empresaris i professionals i modifica el Reglament de facturació aprovat pel Reial decret 1619/2012.
L'objectiu del Reial decret és definir els requisits tècnics i d'informació del sistema de factura electrònica B2B a Espanya, així com les condicions que hauran de complir les plataformes privades i la solució pública de facturació electrònica que gestionarà lAgència Estatal dAdministració Tributària (AEAT).
A més, el text es coordina amb altres peces clau del nou ecosistema de facturació: la Llei Antifrau 11/2021, el model de programari de facturació certificat i el sistema voluntari Verifactu, que, encara que avança en paral·lel, té un enfocament diferent i un calendari propi.
Quan entra en vigor el Reial decret i aplicació efectiva
El Reial decret 238/2026 entra en vigor als vint dies de la seva publicació al BOE. Això no vol dir, però, que a partir d'aquell dia totes les empreses ja hagin de facturar electrònicament a B2B: l'aplicació efectiva es difereix i es condiciona a passos addicionals.
En concret, la norma remet a una Ordre Ministerial (OM) d'Hisenda que ha de desenvolupar els aspectes més tècnics de la solució pública de facturació i de la informació que cal remetre a l'AEAT. A partir de l'entrada en vigor d'aquesta Ordre comença a comptar l'autèntic calendari d'obligacions.
Els terminis es fixen, de forma general, a 12 i 24 mesos des de l'entrada en vigor de l'OM per a l'obligació de facturar electrònicament, i en horitzons més llargs (36 i 48 mesos en alguns règims transitoris) per a les obligacions d'informar sobre els estats de les factures.
La previsió del Govern és que aquesta Ordre Ministerial estigui publicada abans de l'1 de juliol de 2026. Si es compleix aquest calendari, les obligacions per a grans empreses s'activarien al voltant del 2027 i per a la resta de negocis al llarg del 2028, tot i que caldrà confirmar les dates exactes quan es publiqui oficialment l'OM.
Calendari oficial d'implantació B2B segons mida d'empresa
L'esquema general d'adaptació que ja recullen el Reial decret i els darrers esborranys és escalonat i gira al voltant del volum d'operacions de l'any natural anterior, calculat d'acord amb l'article 121 de la Llei de l'IVA.
Les fites principals per a l'obligació d'emetre i rebre factures electròniques entre empresaris i professionals són les següents:
- 12 mesos des de l'entrada en vigor de l'Ordre ministerial: obligació per als empresaris i els professionals amb un volum d'operacions superior a 8 milions d'euros anuals.
- 24 mesos des de l'entrada en vigor de l'Ordre ministerial: obligació per a la resta d'empresaris i professionals, incloent-hi la majoria de pimes i autònoms.
En alguns esborranys previs es manejaven referències una mica diferents (per exemple, calcular el còmput un any després de la publicació de l'OM), però l'esquema definitiu recull, en essència, un any per als grans i dos per a la resta, comptant des de l'entrada en vigor d'aquesta Ordre.
Si es confirma la publicació de l'OM abans de l'1 de juliol del 2026, els terminis aproximats que maneja el sector serien:
- Juliol de 2027: negocis amb facturació superior a 8 milions d'euros començarien a estar obligats a emetre i rebre factures electròniques B2B.
- Juliol de 2028: s'estendria l'obligació a la resta d'empreses i professionals.
És important entendre que, a partir de les dates, les factures B2B en paper, Word, Excel o PDF sense estructura deixaran de ser vàlides com a format ordinari en les relacions entre empreses i professionals a Espanya, encara que continuaran sent possibles en relacions amb consumidors finals (B2C) i en els casos d'exempció que la mateixa norma detalla.
Obligació d'informar sobre l'estat de les factures
Una de les grans novetats del nou sistema és que no es queda només a l'emissió electrònica. S'introdueix una traçabilitat completa del cicle de vida de la factura, amb l'obligació d'informar dels seus estats més rellevants.
El reglament estableix que s'haurà de comunicar electrònicament, en un termini màxim de 4 dies naturals (excloent-hi dissabtes, diumenges i festius nacionals), cada fita clau de la factura:
- Emissió de la factura.
- Recepció i acceptació o rebuig (total o parcial, si s'opta per informar també aquesta casuística comercia).
- Pagament efectiu complet, amb indicació de la data.
- Opcionalment, pagament parcial, import, i cessió a tercers per al cobrament o pagament, amb identificació del cessionari.
Aquesta informació es pot comunicar a través de la solució pública de facturació o de les plataformes privades, segons el cas, però sempre respectant els terminis molt breus. Això obligarà empreses i autònoms a portar una gestió de tresoreria i de comptes a cobrar molt més digitalitzada i al dia, incloent-hi la gestió de pagaments per SEPA.
A més, es preveuen règims transitoris per a l'obligació d'informar sobre estats de pagament a empreses fora del SII: per exemple, es parla de 36 mesos des de l'aprovació del reglament per a empresaris amb facturació inferior a 6 milions d'euros i de 48 mesos per a certs professionals, encara que aquestes xifres es poden modular segons la redacció final de l'OM.
Solució pública de facturació electrònica i plataformes privades
El nou sistema espanyol de factura electrònica B2B es recolza en dues grans vies dintercanvi:
- Plataformes privades de facturació electrònica, gestionades per empreses tecnològiques o entitats de serveis.
- Solució pública de facturació electrònica, gratuïta i gestionada per l'AEAT.
La solució pública haurà d'estar disponible almenys dos mesos abans de la primera aplicació efectiva del Reial decret per als empresaris i professionals obligats a emetre i rebre factures electròniques. Aquesta plataforma pública complirà, a més, funcions de repositori central de totes les factures electròniques i dels estats comunicats, en línia amb el pla anual de control tributari i duaner de l'AEAT.
Si lintercanvi es produeix íntegrament a través de plataformes privades, exigirà que es dipositi automàticament una còpia de cada factura a la solució pública de factura electrònica. D'aquesta manera, l'AEAT sempre tindrà accés a la informació estructurada, encara que les empreses intercanviïn les factures per canals privats.
Per garantir que cap empresa quedi captiva d'una sola plataforma, el reglament reforça la interoperabilitat i interconnexió entre plataformes privades. A més, quan una empresa rebi les vostres factures electròniques totalment o parcialment a través d'una plataforma privada, haureu de fer públic el vostre punt d'entrada de factures (per exemple, al vostre web o comunicacions amb proveïdors). Si no ho feu, s'entendrà que el vostre punt d'entrada és la pròpia solució pública d'Hisenda.
Definició i format de la nova factura electrònica obligatòria
El Reial decret 238/2026 i els textos tècnics relacionats defineixen la factura electrònica obligatòria B2B com un fitxer estructurat de lectura automatitzada. No és un simple document visual com un PDF pla, sinó un fitxer dissenyat perquè les màquines puguin llegir i processar les dades sense ambigüitats.
La factura s'haurà d'ajustar al model semàntic de dades europeu EN 16931 i utilitzar un dels formats electrònics estructurats admesos, entre els quals destaquen:
- XML CEFACT/ONU.
- UBL.
- EDIFACT.
- Facturae (format oficial espanyol basat en XML).
Aquests formats permeten estructurar camps com ara NIF, bases imposables, tipus impositius, quotes d'IVA, descripcions de béns o serveis, condicions de pagament, descomptes, etc., de manera que no hi hagi interpretacions lliures segons el programari que s'utilitzi.
En termes pràctics, això implica que les factures a paper, Word, Excel o PDF no estructurat deixaran de ser vàlides com a format estàndard per a les operacions B2B a Espanya quan l'obligació entri en vigor, encara que seguiran permeses en B2C o en altres supòsits no afectats per la Llei Crea i Crece.
El paper del format Facturae i el seu impacte en sectors com el transport
Dins dels formats admesos, Facturae ocupa un lloc especialment rellevant a Espanya. Es tracta del model oficial de factura electrònica, àmpliament utilitzat en les relacions amb l'Administració i cada cop més present en sectors com a transport i logística.
Facturae es basa en un fitxer XML estructurat, actualment sobre la versió 3.2.2, definit pel Ministeri d'Afers Econòmics. Cada dada té un lloc concret i unes regles de validació estrictes, el que redueix errors, rebutjos i discrepàncies en imports o línies facturades.
En cadenes de transport i logística, treballar amb Facturae i amb altres formats estructurats permet automatitzar la lectura de factures per part dels sistemes TMS, ERP i plataformes logístiques, fer un seguiment fiscal més senzill i minimitzar litigis derivats de formats poc clars.
Per a aquest sector, la implantació de la factura electrònica obligatòria B2B se solapa amb altres exigències com Verifactu o els requisits del programari antifrau, per la qual cosa moltes empreses de transport ja estan avançant el canvi per sincronitzar dades de facturació amb documentació logística (ordres de transport, albarans, eCMR, etc.).
Qui està obligat i principals exempcions
L'obligació d'usar factura electrònica s'adreça a totes les operacions entre empresaris i professionals en territori espanyol (relacions B2B). En altres paraules, sempre que una part sigui empresa o autònom i l'altra també actuï com a tal, la regla general serà l'emissió i la recepció de factures electròniques estructurades.
Queden fora, de moment, les operacions:
- B2C: relacions amb consumidors o clients finals, en què no s'exigeix la factura electrònica obligatòria.
- En què una de les parts no tingui seu o establiment permanent a Espanya, ni domicili o residència habitual a efectes de loperació.
- Determinades factures simplificades o operacions específiques que el ministre pugui excloure reglamentàriament.
- Factures emeses de forma voluntària sense obligació de facturar, en certs supòsits.
A més, l'obligació no afecta de la mateixa manera tots alhora. Primer entraran les empreses amb més de 8 milions d'euros de facturació, després s'hi incorporarà la resta del teixit empresarial, i finalment es completarà l'obligació de remetre estats de factures en els terminis marcats.
Relació entre factura electrònica B2B i Verifactu
La coincidència en el temps de diverses reformes ha generat molta confusió. D'una banda, hi ha la factura electrònica B2B obligatòria derivada de la Llei Crea i Creix; de l'altra, el sistema Verifactu i el programari antifrau de la Llei 11/2021.
Verifactu neix amb una finalitat diferent: lluitar contra el frau fiscal fent que els sistemes informàtics de facturació garanteixin la integritat dels registres i, si escau, enviïn automàticament la informació a l'AEAT. El seu ús per part d'empreses i autònoms és voluntari (tot i que l'ús de programari certificat sí que és obligatori en terminis concrets).
En canvi, la factura electrònica B2B cerca sobretot combatre la morositat i millorar els terminis de pagament, aportant transparència total sobre la vida de cada factura. En tots dos casos hi ha enviament de fitxers a l'AEAT, però l'estructura, el contingut i els fins són diferents.
Pel que fa al calendari, el Govern ha ajornat l'entrada obligatòria de Verifactu a 2027, mantenint el mateix esquema de dates però desplaçat un any, mentre que la factura electrònica B2B depèn de la publicació de l'Ordre ministerial que desenvolupa el Reial decret 238/2026. Això significa que els vostres terminis no estan perfectament alineats, encara que moltes empreses aprofitaran el mateix procés d'actualització de programari per complir ambdues coses.
Programari de facturació certificat i terminis antifrau
La Llei Antifrau de 2021 obliga que els sistemes informàtics de facturació compleixin una sèrie de requisits tècnics d'integritat, traçabilitat i control. Això es tradueix en programari certificat i, si escau, en la possibilitat de remetre dades mitjançant Verifactu.
El calendari d'implantació d'aquests requisits és progressiu i, entre altres fites, inclou:
- 29 de juliol de 2025: productors i comercialitzadors de programari només podran oferir programes de facturació certificats.
- 1 de gener de 2027: els contribuents de l'impost sobre societats (per exemple, societats limitades o anònimes) estaran obligats a utilitzar programari certificat, després de l'ajornament acordat pel Govern.
- 1 de juliol de 2027: la resta d'obligats (persones físiques, societats civils, etc.) hauran d'usar també programari certificat.
En paral·lel, Verifactu s'activarà com a sistema voluntari d'enviament automàtic de registres de facturació a l'AEAT. A nivell pràctic, això fa que 2025, 2026 i 2027 siguin anys de forta transició, en què empreses i professionals aniran deixant enrere el vell model de facturació per entrar en un entorn digital molt més regulat.
Situació actual: per què encara no hi ha una data “tancada” i què s'espera
Ara com ara, no es pot donar un dia exacte en què la factura electrònica B2B sigui obligatòria per a totes les empreses, perquè manquen els textos definitius de l'Ordre Ministerial que desenvoluparà el Reial decret i concretarà aspectes tècnics clau.
Tot i això, amb el que ja s'ha publicat i amb els antecedents d'audiència pública dels esborranys, es pot dibuixar un escenari probable:
- El 2025 i el 2026 s'han anat ajustant els esborranys de reglament i s'espera l'aprovació de l'OM que desenvolupi el sistema públic espanyol de factura electrònica.
- Hi ha la possibilitat que aquesta OM es publiqui entre finals de 2026 i 2027, encara que l'objectiu polític és que sigui abans de l'1 de juliol del 2026.
- A partir de la seva publicació, el Reial decret entraria en aplicació efectiva passats 12 mesos per a grans empreses y 24 mesos per a la resta, amb obligacions addicionals de remetre estats de facturació que podrien escalar fins a 36 o 48 mesos segons la mida i la naturalesa de l'obligat.
Organitzacions professionals i associacions d'autònoms manegen l'horitzó de 2027 com a primer any real d'obligació per a les empreses de més de 8 milions de facturació, i 2028 per a la resta, deixant el gruix de la implantació en aquests dos exercicis.
Com preparar-se: programari, formació i transició progressiva
Esperar que l'obligació sigui imminent és, probablement, el pitjor enfocament possible. Les empreses que millor ho estan fent estan apostant per una transició suau i anticipada, aprofitant el marge que dóna la normativa per anar adaptant processos i eines.
Un primer pas clau és triar un bon programari de facturació i comptabilitat compatible amb formats estructurats (Facturae, UBL, etc.) i adaptat tant a la Llei Crea i Crece com als requisits de la Llei Antifrau i Verifactu. L'ideal és un sistema:
- Amb interfície intuïtiva i fàcil de fer servir.
- Capaç dintegrar-se amb altres programes (ERP, CRM, TMS, etc.).
- Flexible, escalable i, preferiblement, al núvol per accedir des de qualsevol lloc.
- Capaç d'automatitzar tasques com a generació de comandes, albarans, factures i seguiment de cobraments.
De ben poc serveix una eina potent si després l'equip no la fa servir bé. Per això convé dissenyar un pla de formació interna, identificant qui factura a l'empresa, quines tasques fa i quina formació addicional necessita. Sovint, el coll d'ampolla més gran no és la tecnologia sinó l'hàbit de treball.
També és molt recomanable planificar-ne una transició digital progressiva: no es tracta de canviar-ho tot de cop, sinó d'anar substituint processos en paper o PDF per fluxos estructurats, revisant circuits d'aprovació interna, connectant el sistema de facturació amb la comptabilitat i amb les plataformes que exigeixin els clients. A més, convé valorar ajuts públics i el Kit Digital per facilitar-ne l'actualització tecnològica.
Finalment, convé parlar amb clients i proveïdors per conèixer-ne els plans. En molts casos, la pressió de les grans empreses farà que pimes i autònoms es passin a la factura electrònica abans que els toqui per obligació legal, simplement perquè si no, no podran continuar operant amb normalitat amb aquests clients.
Tot aquest entramat normatiu i tècnic desemboca en una idea molt clara: qui comenci a moure fitxa ara podrà adaptar-se amb calma, provar solucions, formar el seu equip i convertir el que, sobre el paper, és una imposició legal en una palanca real d'eficiència, control de tresoreria i millora en la relació amb clients i proveïdors, mentre que qui esperi fins a última hora es veurà forçat a més. sancions i tensions operatives.
